Rabu, 12 Februari 2014
Ditengah kemacetan Jakarta akibat banjir, akhirnya saya bisa juga sampai kekantor klien. Kali ini keluhannya hampir seluruhnya berkaitan dengan karyawan. Hingga dia mengambil kesimpulan:
“ Apa iya masih ada pegawai yang jujur ya bro? ada yg polos tapi susah mikir, ada yang pinter, eh malah saya yang dikadalin…”
“Gimana usaha saya bisa berkembang kalau pegawai rentan ‘mencuri’ dan ‘ngakali’…”
Saya tersenyum dan mencoba membuka pikirannya. Ingat kata bang napi?
“Kejahatan tidak hanya terjadi karena ada niat, tetapi juga karena ada KESEMPATAN, WASPADALAH..!”
Hahaha, quote legendaris tapi begitu dalam maknanya. Kaitannya jelas, 2 penyebab kejahatan adalah NIAT dan KESEMPATAN.
Bagaimana mendapatkan pegawai yang tidak memiliki Niat buruk dan benar2 ingin bekerja? Lihat Track Recordnya, siapa yang merekomendasikan, sudah pernah bekerja dimana saja, wawancara dia agar tau sifatnya seperti apa, dll. Intinya, Rekrutlah karyawan dengan TELITI, jangan asal rekrut dan meremehkan proses rekrutmen.
Nah, Niat baik saja ternyata tidak cukup, PR seorang pengusaha masih ada 1 lagi, yaitu MEMINIMALISIR Kesempatan untuk terjadinya tindak kecurangan.
Setidaknya ada 8 bentuk kecurangan yang sering pegawai lakukan, kita akan bahas modusnya dan solusi untuk mencegahnya.
1. Mencuri Uang
Spoiler for Mencuri Uang:
Ini
dia momok paling menakutkan buat pengusaha, uangnya dibawa kabur
pegawai! 2 jabatan yang paling krusial dalam hal ini adalah kasir dan
sales/marketing yang menerima pembayaran. Modusnya banyak dan variatif,
ada yang menerima uang tapi tidak menulis kwitansi, mengambil uang di
laci kasir, memotong uang kembalian, dan masih banyak lagi.
Solusi paling dasar adalah membuat standarisasi bahwa setiap penerimaan uang harus tercatat dalam sebuah nota/kwitansi yang BERNOMOR URUT. Kalau tidak ada nomornya, kita ngga bisa trace apakah dia menulis dan melaporkan ke kita atau tidak. Lebih bagus lagi kalau sudah ada system barcode di mesin kasir.
Nah, system control juga harus tutup kas harian, harus segera dibandingkan antara pencatatan dengan kas fisik yang diterima. Jangan tunggu lebh dari 24 jam. Kalau terjadi selisih kas bagaimana? Kasirlah yang bertanggung jawab untuk mengganti kerugian.
Lalu, system lapis kedua sebenarnya adalah system stok yang bagus. Kalaupun dia lolos dalam mencuri uang, tetapi bagaimanapun pasti akan ada selisih stok, pasti stoknya akan kurang daripada stok pencatatan. Tapi, kalau ketahuannya sudah di system stok, sulit menemukan bahwa pelakunya adalah kasir.
Terakhir, tidak melulu kasirlah yang mencuri uang, mungkin saja ada karyawan lain yang mencuri langsung dari laci/cashbox. Cara mengetahuinya? Jelas pakai CCTV.
Lain halnya dengan kasus pencurian kas oleh marketing/sales lapangan. Mereka biasanya sulit dikontrol karena berada diluar kantor. System kontrolnya adalah dari stok barang yang mereka bawa. Kalau produk yang agan tawarkan adalah Jasa, jangan perbolehkan mereka menerima cash secara langsung, pembayaran hanya boleh via transfer bank.
Solusi paling dasar adalah membuat standarisasi bahwa setiap penerimaan uang harus tercatat dalam sebuah nota/kwitansi yang BERNOMOR URUT. Kalau tidak ada nomornya, kita ngga bisa trace apakah dia menulis dan melaporkan ke kita atau tidak. Lebih bagus lagi kalau sudah ada system barcode di mesin kasir.
Nah, system control juga harus tutup kas harian, harus segera dibandingkan antara pencatatan dengan kas fisik yang diterima. Jangan tunggu lebh dari 24 jam. Kalau terjadi selisih kas bagaimana? Kasirlah yang bertanggung jawab untuk mengganti kerugian.
Lalu, system lapis kedua sebenarnya adalah system stok yang bagus. Kalaupun dia lolos dalam mencuri uang, tetapi bagaimanapun pasti akan ada selisih stok, pasti stoknya akan kurang daripada stok pencatatan. Tapi, kalau ketahuannya sudah di system stok, sulit menemukan bahwa pelakunya adalah kasir.
Terakhir, tidak melulu kasirlah yang mencuri uang, mungkin saja ada karyawan lain yang mencuri langsung dari laci/cashbox. Cara mengetahuinya? Jelas pakai CCTV.
Lain halnya dengan kasus pencurian kas oleh marketing/sales lapangan. Mereka biasanya sulit dikontrol karena berada diluar kantor. System kontrolnya adalah dari stok barang yang mereka bawa. Kalau produk yang agan tawarkan adalah Jasa, jangan perbolehkan mereka menerima cash secara langsung, pembayaran hanya boleh via transfer bank.
2. Mencuri Stok
Spoiler for Mencuri Stok:
Kalau
sulit mencuri uang, banyak karyawan jahat yang mencuri stok karena
secara pengawasan lebih renggang. Mencurinya biasanya sedikit dan hanya
stok kecil, terutama stok kecil yang berharga mahal.
Lalu gimana solusinya? Jawaban yang paling utama adalah system pencatatan stok yang harus bagus. Selalu cek stok riil dibandingkan dengan stok pencatatan. Buatlah KARTU STOK, karena akan sangat membantu stokist/kepala gudang dalam mengecek stok.
Di beberapa perusahaan yang jumlah stok dan karyawannya banyak juga biasa melakukan pelarangan membawa tas masuk keruang kerja /gudang dan penggeledahan karyawan setiap pulang kerja
Solusi lain? CCTV wajib dipasang.
Lalu gimana solusinya? Jawaban yang paling utama adalah system pencatatan stok yang harus bagus. Selalu cek stok riil dibandingkan dengan stok pencatatan. Buatlah KARTU STOK, karena akan sangat membantu stokist/kepala gudang dalam mengecek stok.
Di beberapa perusahaan yang jumlah stok dan karyawannya banyak juga biasa melakukan pelarangan membawa tas masuk keruang kerja /gudang dan penggeledahan karyawan setiap pulang kerja
Solusi lain? CCTV wajib dipasang.
3. Mark up Harga Jual
Spoiler for Markup Harga Jual:
Nah,
kasus ini sering terjadi nih, pelakunya biasanya kasir, sales, atau
siapapun yang melakukan penjualan ke konsumen. Khususnya lagi, pada
perusahaan yang harga barangnya tidak berlabel.
Modusnya standar, si pelaku menaikkan harga daripada yang seharusnya dan mengambil kelebihan harga tersebut. Kerugiannya apa? Jelas konsumen akan merasa harga kita kurang bersaing dan ada kemungkinan dia tidak melakukan pembelian lagi di kita.
Gimana solusinya? Dasar solusinya sebenarnya sangat mudah, melabeli setiap produk dengan harga atau pakai nota bernomor, nanti juga terlihat kalau ada kelebihan harga, apalagi kalau pakai mesin kasir berbarcode. Konsumen pun harus di edukasi untuk menerima setiap struk pembelian dan mengeceknya.
Untuk kasus sales lapangan khususnya bidang jasa, system pembayaran sebisa mungkin via transfer, kalaupun sulit, bisa pakai random checking call ke customer.
Modusnya standar, si pelaku menaikkan harga daripada yang seharusnya dan mengambil kelebihan harga tersebut. Kerugiannya apa? Jelas konsumen akan merasa harga kita kurang bersaing dan ada kemungkinan dia tidak melakukan pembelian lagi di kita.
Gimana solusinya? Dasar solusinya sebenarnya sangat mudah, melabeli setiap produk dengan harga atau pakai nota bernomor, nanti juga terlihat kalau ada kelebihan harga, apalagi kalau pakai mesin kasir berbarcode. Konsumen pun harus di edukasi untuk menerima setiap struk pembelian dan mengeceknya.
Untuk kasus sales lapangan khususnya bidang jasa, system pembayaran sebisa mungkin via transfer, kalaupun sulit, bisa pakai random checking call ke customer.
4. Mark up Harga Beli
Spoiler for Mark Up Harga Beli:
Nah,
kalau ini mungkin yang kita sering sebut sebagai KORUPSI pembelian. Si
pegawai yang melakukan suatu pembelian atas nama perusahaan menaikkan
harga dari supplier kepada perusahaan agar mendapatkan kelebihan dana.
Modusnya, si pegawai biasanya meminta nota kosong dari si supplier
supaya dia mudah mengisi sendiri harga yang diinginkan atau bahkan si
pegawai meminta si supplier untuk tulis harga lebih dari harga
sebenarnya.
Solusinya seperti apa? Buatlah standarisasi supplier dan penyedia yang sudah langganan dan kita tahu benar harganya seperti apa. Jangan sembarang terima rekomendasi supplier dari si pegawai. Cara lain? Kalau harganya agak tidak masuk akal, telponlah si supplier untuk memastikan.
Cara lain? Rekap bukti pembelian dengan baik, bandingkan pembelian selanjutnya dengan pembelian lalu, kalau terjadi perubahan yang cukup signifikan, kemungkinan besar karyawan anda korupsi.
Solusinya seperti apa? Buatlah standarisasi supplier dan penyedia yang sudah langganan dan kita tahu benar harganya seperti apa. Jangan sembarang terima rekomendasi supplier dari si pegawai. Cara lain? Kalau harganya agak tidak masuk akal, telponlah si supplier untuk memastikan.
Cara lain? Rekap bukti pembelian dengan baik, bandingkan pembelian selanjutnya dengan pembelian lalu, kalau terjadi perubahan yang cukup signifikan, kemungkinan besar karyawan anda korupsi.
5. Mencuri / Mengambil Konsumen
Spoiler for Konsumen:
Kasus
ini biasanya terjadi di bisnis berbasis B2B (business to business) dan
jasa. Si marketing mengambil konsumen kita untuk digarap sendiri ataupun
melempar ke competitor sehingga dia mendapatkan komisi yang lebih
besar.
Jujur saja, kecurangan tipe ini agak lebih sulit dikontrol dibandingkan yang lain karena sifatnya lebih personal choice. Tapi beberapa solusi jitu yang biasanya dipakai adalah:
Jangan mengajari si marketing keahlian inti dalam bisnis agan. Buat si marketing untuk tidak bisa menguasai keseluruhan keahlian yang dibutuhkan dan tutup akses untuk mengajak kerjasama person penting dalam bisnis agan. Makanya, diperusahaan besar rata2 si marketing hanya tau cara menjual dan sama sekali tidak diajari cara melaksanakan project atau akses ke supplier. Cara ini jelas mengurangi kemungkinan konsumen kita digarap sendiri.
Buat system Target yang cukup tinggi dan komisi yang menarik. Ini jelas mengurangi kemungkinan konsumen kita dilempar.
Tapi, cara yang menurut ane paling jitu adalah si owner punya kedekatan personal dengan tim marketing. Karena kalau kedekatan personal sudah terbangun, keinginan untuk ‘mengkhianati’ akan berkurang dengan sendirinya.
Jujur saja, kecurangan tipe ini agak lebih sulit dikontrol dibandingkan yang lain karena sifatnya lebih personal choice. Tapi beberapa solusi jitu yang biasanya dipakai adalah:
Jangan mengajari si marketing keahlian inti dalam bisnis agan. Buat si marketing untuk tidak bisa menguasai keseluruhan keahlian yang dibutuhkan dan tutup akses untuk mengajak kerjasama person penting dalam bisnis agan. Makanya, diperusahaan besar rata2 si marketing hanya tau cara menjual dan sama sekali tidak diajari cara melaksanakan project atau akses ke supplier. Cara ini jelas mengurangi kemungkinan konsumen kita digarap sendiri.
Buat system Target yang cukup tinggi dan komisi yang menarik. Ini jelas mengurangi kemungkinan konsumen kita dilempar.
Tapi, cara yang menurut ane paling jitu adalah si owner punya kedekatan personal dengan tim marketing. Karena kalau kedekatan personal sudah terbangun, keinginan untuk ‘mengkhianati’ akan berkurang dengan sendirinya.
6. Menyalahgunakan Aset (telpon, Mobil)
Spoiler for Aset:
Nah,
cukup banyak nih karyawan yang suka ‘jail’ menggunakan asset perusahaan
untuk kepentingan pribadi. Sebenarnya kalau masih tahap wajar sih
banyak yang tidak mempermasalahkan, anggap saja fasilitas tambahan untuk
karyawan. Tapi, kalau sudah melewati batas, inilah yang harus dicegah.
Kasus paling sering adalah pemakaian Telpon kantor secara berlebihan sehingga tagihan telpon kantor membengkak. Solusinya seperti apa? Pemakaian cctv, pelacakan tagihan secara detail, dan pendaftaran pemakaian asset bisa jadi pilihan bagus.
Kasus paling sering adalah pemakaian Telpon kantor secara berlebihan sehingga tagihan telpon kantor membengkak. Solusinya seperti apa? Pemakaian cctv, pelacakan tagihan secara detail, dan pendaftaran pemakaian asset bisa jadi pilihan bagus.
7. Menerima Suap
Spoiler for SUAP:
Nah!
Biang korupsi juga nih! Si karyawan menerima suap untuk meloloskan
seorang supplier. Biasanya kasus ini terjadi diperusahaan sekala
menengah yang sudah punya bagian pembelian tersendiri.
Solusinya gimana? Jujur ini agak sulit dideteksi, tapi dengan system pembelian yang ketat (supplier langganan, tender, dan harus persetujuan direksi untuk pembelian besar) dan audit internal yang kuat, hal ini bisa diminimalisir.
Solusinya gimana? Jujur ini agak sulit dideteksi, tapi dengan system pembelian yang ketat (supplier langganan, tender, dan harus persetujuan direksi untuk pembelian besar) dan audit internal yang kuat, hal ini bisa diminimalisir.
8. Membantu Kompetitor
Spoiler for Kompetitor:
Kasus
ini juga lumayan kompleks. Karyawan bisa membocorkan data confidential
perusahaan kepada competitor secara sengaja dengan imbalan tertentu
ataupun dengan tidak sengaja.
Kok bisa tidak sengaja? Bisa saja tim business intelligence competitor sangat handal sehingga si karyawan tidak merasa membocorkan data confidential, bisa saja pakai kedok hubungan asmara dll. Kalau sengaja ya jelas dia punya niatan dan cari kesempatan untuk dapat imbalan lebih.
Solusinya cukup sederhana, jangan satukan data confidential di 1 orang atau 1 tim. Sebar data confidential ke beberapa tim dan buat itu useless kalau hanya berdiri sendiri. Selain itu, buat security system yang baik, artinya data tidak bisa keluar masuk dengan mudah. Data hanya bisa diakses dikantor dan dikomputer tertentu dengan login tertentu. Terakhir, jelas buat hukuman yang berat bagi pelaku, jalur hukum pun bisa ditempuh dan denda ratusan bahkan milyaran rupiah bisa terjadi.
Kok bisa tidak sengaja? Bisa saja tim business intelligence competitor sangat handal sehingga si karyawan tidak merasa membocorkan data confidential, bisa saja pakai kedok hubungan asmara dll. Kalau sengaja ya jelas dia punya niatan dan cari kesempatan untuk dapat imbalan lebih.
Solusinya cukup sederhana, jangan satukan data confidential di 1 orang atau 1 tim. Sebar data confidential ke beberapa tim dan buat itu useless kalau hanya berdiri sendiri. Selain itu, buat security system yang baik, artinya data tidak bisa keluar masuk dengan mudah. Data hanya bisa diakses dikantor dan dikomputer tertentu dengan login tertentu. Terakhir, jelas buat hukuman yang berat bagi pelaku, jalur hukum pun bisa ditempuh dan denda ratusan bahkan milyaran rupiah bisa terjadi.
“ oke bro, saya jadi optimis bisnis ini bisa terus berkembang tanpa khawatir tentang kecurangan karyawan”
Si klien pun menjabat tangan saya.
Ah.. saya masih harus menembus macetnya jakarta di sore hari, untung tim saya masih menyimpan semangat untuk bergumul dengan macet, saya tidak sendiri
kesimpulan sharing kita hari ini adalah:
Mencegah lebih baik daripada mengobati, kan?
Source: http://www.kaskus.co.id/thread/52ebc9f8a3cb17394f8b4671/sharing-8-jenis-kecurangan-yang-paling-sering-karyawan-lakukan--solusinya/
